FOCALIZZATI COME UN RAGGIO LASER


Hai presente la sensazione di avere sempre 1000 cose da fare davanti a te? Arrivi a casa e non ti senti in pace perché pensi di non aver concluso abbastanza.

Nel tentativo di spremere al massimo ogni giornata di lavoro (e non), ho letto “Focus like a laser beam“.

Ecco il riassunto del meglio del libro (e dalla mia esperienza):

1. Priorità (your One Big Thing) e Huddles

Tutti facciamo delle “to-do lists”. Assegniamo le priorità e poi cerchiamo di starci dietro. Niente di male, ma per fare il salto di qualità devi aggiungere l’ingrediente segreto. Occhio, può risultare amaro, ma il risultato ti ripagherà.

Ogni mattina, prima di cominciare a lavorare, devi decidere gli obiettivi della giornata e metterli per iscritto. Sì, devi costringerti a guardare la tua “to-do list”, pensare e tirar fuori la/e priorità della giornata, la tua “One big Thing”; la grande cosa che vorresti potare a casa.

Inoltre, invece di fare delle “riunioni di allineamento” con i colleghi, prova con i “huddles”: vi trovate in piedi in una stanza per 10 minuti al massimo. Ciascuno dice quali sono le proprie priorità per la giornata. E’ possibile fare domande per capire meglio se e come le priorità di ciascuno sono in linea con le priorità del reparto o dell’azienda. Occhio, 10 minuti al massimo, tutti in piedi, poi tutti al lavoro.

Il vantaggio del huddle è che costringe tutti a preparare la lista delle priorità della giornata.

2. Interrompere l’interruzione (Chunking), Stop al multitasking e la potenza del “No”.

Hai deciso quali sono le tue priorità. Ora devi solo metterti al lavoro. Semplice no? No.

Ti siedi alla tua scrivania e cominciano le telefonate, le email, il blackberry, le riunioni, colleghi che ti invitano a un caffè, quelli che passano a salutare, le emergenze, il capo, la posta, il contratto, fornitori… un continuo di interruzioni!

Ricordi all’università che cazziavi la sorella o la mamma perché ti interrompeva mentre eri concentrato a studiare (quelle poche volte che lo eri veramente)? Loro “ma è solo un attimo… vai a comprare il pane” o “..passo l’aspirapolvere e vado via..”

E’ la stessa cosa… bisogna interrompere le interruzioni!

Personalmente mi prendo 3 ore al giorno per immergermi nelle mie “one big thing”. Fisso delle “riunioni con me stesso”, occupando il calendario su Outlook, ogni giorno dalle 9 alle 12. Chiedo ai colleghi di non interrompermi. Spengo il cellulare, chiudo la posta elettronica, inserisco la segreteria telefonica. Se necessario metto su le cuffie (non è necessario ascoltare davvero la musica).

Il libro suggerisce di mettere un cartello sulla scrivania… del tipo “Non Disturbare, riapriamo alle 2”. Questi spazi di 2, 3 o 4 ore è quello che nel libro viene chiamato “chunking”. Io tendo a farlo la mattina e lascio al pomeriggio le cose meno impegnative, dal rispondere alle email, alla gestione delle cose meno importanti.

Il multitasking è un mito da sfatare. Non c’è nulla di più improduttivo che lavorare a più progetti contemporaneamente. E’ scientificamente provato che si tratta di una pratica improduttiva. Riprendere “il filo del discorso” è sempre molto costoso in termini di tempo. Finite un task e solo dopo passate a un altro.

“No”. Va usato molto più frequentemente. In azienda si tende a dire si troppo spesso… si viene convocati in riunioni o coinvolti in progetto dove il nostro contributo non è veramente necessario. Valuta e prova a evitare riunioni inutili. L’idea è quella di usare il tuo tempo nel migliore interesse per l’azienda… e questo non significa partecipare a qualunque progetto o riunione.

Provaci per una settimana a crearti i tuoi “chunks”, a evitare il multitasking e a dire qualche “No” in più. Potresti spaventarti di quanto riuscirai a completare!

3. Delega

Ora che sai come sfruttare al massimo il tempo, non è necessario fare tutto da soli!🙂

Tutti facciamo cose che pensiamo siano più o meno importanti. Si tratta di delegare tutto quello che non è strettamente necessario che tu faccia di persona. Si tratta anche di dare ad altri il potere di prendere decisioni, se queste decisioni non causeranno danni irreversibili. Più deleghi, più tempo avrai per le cose importanti.. e subirai meno interruzioni!

4. Disciplina

Il mio consiglio è di sperimentare queste tecniche, anche solo alcuni giorni a settimana. Ci vuole disciplina, soprattutto per riuscire a staccarsi dal mondo… email, telefoni e cellulari. Ma tieni duro e goditi i risultati.

Pronti a cambiare il mondo?🙂

Qui trovate il pdf di questo post.

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